Sådan fungerer Sagsstyring

BDO Sagsstyring er en del af Global Portal, og derfor tilgås BDO Sagsstyring på Global Portal via modulet Sagsstyring. BDO Sagsstyring er et værktøj, der samler dokumentation på navngivne sager, og derefter styrer sagerne igennem de forskellige faser.

 

Der findes fem forskellige slags sagstyper i BDO Sagsstyring:

  1. ”Klargøring” - Når sagen oprettes, og dokumentationen bygges op.

     

  2. ”Klar til kontrol” - Når alle dokumenter er uploadet, og den er klar til den interne kontrol.

     

  3. ”Kvalitetskontrol” - Når kontrollen godkender, og sagen overgår til kvalitetskontrol.

     

  4. ”Klar til revisor” - Når kvalitetskontrollen har godkendt, og det er blevet tid til at revisor skal se på sagen.

     

  5. ”Retur fra revisor” - Når revisor har udført sit arbejde med sagen.

 

 

OPRET SAG

Man opretter en ny sag ved at klikke på ”Ny” og derefter ”Ny sag” øverst i venstre hjørne.

 


Derefter udfyldes for sagen. Egenskaberne der registreres på en sag, anvendes til at holde styr på formalia om sagen. Herunder, navn, beskrivelse af sagen, sagsnummer, godkendelsesdato, ansvarlig, kvalitetsansvarlig, udførende, intern ref. Extern ref. Status. Vælg ligeledes hvilken sagstype (overordnede mappe), den nye sag tilhører. Klik på Gem når data er udfyldt.

 


Derefter vi du se den nye sag under den sagstype, du har valgt sagen skal ligge under.

 


TILFØJ DOKUMENT TIL SAG

 

Åben sagen du ønsker at tilknytte nye dokumenter. Klik på ”Upload”. Her kan du både uploade file og mapper fra din PC.

 

 


Herefter åbnes et pop-up vindue, hvor du kan vælge de dokumenter/mapper du ønsker at uploade. Når dokumenterne eller mappen er valgt, klik åben.

 

 


Dokumentet/mappen ses nu i listen.

 

 


SLET ET DOKUMENT FRA EN SAG

Er du kommet til at lægge et dokument op ved en fejl, kan du heldigvis slette den igen.

  1. Klik på de tre prikker ud fra dokumentet og derefter klik på ”Slet”.

 

 


REDIGER EGENSKABER PÅ SAG

Som minimum skal en sags egenskaber ændres, når man skifter sagsstatus. Andre tilfælde kunne være hvis ansvarlig eller referencenummer til sagen skal opdateres. Hvis din ændring er, at du ændrer status, skal du være opmærksom på, at notificeringen kommer med det samme, til dem, der har valgt at modtage den.


klik på sagen du ønsker at redigere.

 


Herefter åbnes et vindue til højre med sagens egenskaber, hvor du kan redigere og gemme dine rettelser. Alle oplysninger bliver gemt automatisk.

 

 


TILMELD NOTIFICERINGER

Hvis du ønsker at få en mail, når en sag skifter sagsstatus, kan du tilmelde dig notificeringer.

 

Klik på notificeringsindstillinger ude fra sagsstyringsmodulet fra forsiden.

 


Herefter åbnes et skærmbillede, hvor de fem forskellige slags sagsstatusser fremgår, og hvor du kan slå de røde ”toggles” til og fra, efter hvornår du gerne vil have en mail. Bekræft med ”Gem”.

 

 


VISNINGER

Filtreringer er en metode til at få dannet sig et overblik over de sager, der ligger i Global Portal sagsstyring. Du kan filtrere eller sortere ud på kolonnerne, som ses i overblikket.

 

  • Sager pr. sagstype (som er tilføjet som standard)

  • Sager pr. status

  • Sager pr. ansvarlig

  • Sager pr. udførende

  • Sager pr. kvalitetsansvarlig

  • Sager pr. godkendelsesdato

 

 


Filtreringerne grupperer sagerne efter det parameter, man har valgt, og ud for hver gruppering vil der være en sammentælling i parentes, der viser, hvor mange sager der er tilknyttet hver enkelt gruppering.

 

Du filtrer visningerne ved at klikke på den kolonne du ønsker at få filtreringen vist. Herefter klikker du på en af de parametre du ønsker.

  • ”Filtrer efter” kan du vælge specifikke parametre visningen skal gruppers efter

 

 


 


  • ”A-Å” er alfabetisk sortering

  • ”Nye til ændre” eller omvendt er fx at du kan få vist den nyeste/ældste godkendelsesdato. Derefter vil der blive vist en liste med den sorterede rækkefølge.

OPRET SAGSTYPE

På hver enkelt virksomhed/enhed kan der opretters sagstyper.

 

Klik på Sagstyper ude i menuen til venstre

 

 


Klik på ny og der åbnes nu et vindue hvor du har mulighed for at tilføje nye sagstyper

 


 


 

Vinduet afsluttes ved at gemme og derefter lukke vinduet.


 

SLET EN SAGSSTYPE

 

Hvis du ved en fejl er kommet til at oprette en forkert sagsstype, så har du mulighed for at slette den igen. OBS: vær opmærksom på, at du sletter sagstypen med alt indhold.

 

Klik på de tre prikker ud fra den sag du ønsker at slette.